Druhno Drużynowa, Druhu Drużynowy,
zebraliśmy na tej stronie informacje, wskazówki i odpowiedzi na częste pytania, które dotyczą Ciebie i Twojej gromady/drużyny.
Nie odpowiemy na wszystkie pytania i nie opiszemy rozwiązania wszystkich problemów. Wierzymy jednak, że to, co tu jest zawarte ułatwi Twoją ważną, ale także ciężką pracę na rzecz gromady/drużyny. Zaczynamy?
Inspiracje programowe
Linki do stron, które na pewno się Tobie przydadzą
Repozytorium plików Hufca ZHP PŁOCK – Repozytorium Plików, zawiera:
- Rozkazy komendanta, uchwały komendy hufca i zarządzenia komendanta i skarbnika.
- Materiały metodyczne, kształceniowe
- Regulaminy i poradniki
- Dokumenty finansowe (wzory rozliczeń)
- Wzory dokumentów HALiZ
- Wzory meldunków dla drużynowych
- Wzory dokumentów do podpisania przez drużynowych
- Wzory zgód
- Wzór ewidencji członkowskiej
- Zdjęcia z przedsięwzięć Hufca
- Nagrania hufcowych audycji radiowych w KRDP
- Wnioski do KSI i innych zespołów
- Wnioski o nadanie Odznaki Hufca ZHP PŁOCK
- Dokumenty dotyczące ubezpieczenia NNW i OC
- Dokumenty dotyczące programu hufca
- I wiele innych
Strona główna ZHP: www.zhp.pl
Wszystkie dokumenty ZHP: www.dokumenty.zhp.pl
Strona Chorągwi Mazowieckiej ZHP: www.mazowiecka.zhp.pl
Centralny Bank Pomysłów ZHP: www.cbp.zhp.pl
Najczęściej zadawane pytania
Gdzie mogę znaleźć istotne dla mnie dokumenty, instrukcje, poradniki, wzory dokumentów, zdjęcia, pliki multimedialne itd
Wszystkie dokumenty zebrane są w udostępnionym Repozytorium Plików
Gdzie znajduje się program hufca na cały rok?
Co to jest ewidencja gromady/drużyny i kiedy ją przesyłać?
Ewidencja gromady/drużyny to plik Excela z listą wszystkich członków dostępny w Repozytorium Plików w folderze dla drużynowych.
Ewidencję umieszczamy w portalu OFFICE365 w udostępnionym folderze jednostki na OneDrive 1. dnia każdego pierwszego miesiąca kwartału. Dostęp do portalu z poczty w domenie zhp.net.pl – https://portal.office.com/. Osoby, które z różnych przyczyn nie mają jeszcze udostępnionego folderu jednostki przesyłają ewidencję na adres plock@zhp.pl
Ewidencja jest podstawą do naliczenia składek członkowskich w danym kwartale. Czyli jeśli w ewidencji jest 16 członków to składki należy za dany kwartał odprowadzić właśnie za te 16 członków. Nie mniej i nie więcej. Nawet, jeśli ktoś odejdzie w trakcie trwania kwartału z jednostki to i tak musimy odprowadzić składki za liczbę podaną w ewidencji.
Składki – do kiedy, jak i ile wpłacać?
Składki wpłacamy do 20. dnia pierwszego miesiąca kwartału, czyli: do 20. stycznia, do 20. marca, do 20. lipca i do 20. października. Można wcześniej, ale nie można później.
Kwota, jaką należy wpłacić wynika z mnożenia: 3 miesiące w kwartale x 10 zł x liczba osób w gromadzie/drużynie według przesłanej ewidencji w danym kwartale. Czyli jeśli w ewidencji jest 16 członków to składki należy za dany kwartał odprowadzić właśnie za tych 16 członków. Nie mniej i nie więcej. Nawet jeśli ktoś odejdzie w trakcie trwania kwartału z jednostki to i tak musimy odprowadzić składki za liczbę podaną w ewidencji.
Składki wpłacamy na konto Hufca ZHP PŁOCK:
PEKAO S.A. 90 1240 3174 1111 0000 2889 9736
tytułem: Składki członkowskie <liczba osób><kwartał><rok><nazwa jednostki> np.: Składki członkowskie 16 os. IV kw. 2018 GZ „Leśne ludki”.
UWAGA! Instruktorzy, drużynowi i osoby powyżej 21 roku życia wpłacają składki oddzielnie (drugim przelewem) poza gromadą/drużyną. Nie łączymy składek.
Z każdej składki miesięcznej odłożone w „skarbonce jednostki” zostaje 1,60 zł. Czyli jeśli za miesiąc wpłacamy 10 zł/os., to na wydatki jednostki na koncie hufca trzymamy 1,60zł/os na wydatki dla danej jednostki. Jak łatwo policzyć kwartalnie dla 16 osobowej gromady/drużyny na wydatki związane z działalnością gromady/drużyny zostaje 3 miesiące x 1,60 x 16 osób = 76,80 zł.
Jak wykorzystać część składek przeznaczonych dla Twojej gromady/drużyny?
- Trzeba się dowiedzieć, ile mamy środków w skarbonce jednostki.
- Skontaktować się ze skarbnikiem hufca i poprosić o zaliczkę.
- Zaliczkę można pobrać osobiście lub wysłać wniosek o przelew na prywatne konto. (wniosek w Repozytorium Plików)
- Zrobić zakupy i na każdy zakup wziąć fakturę na hufiec.
- Rozliczyć się z zaliczki u skarbnika hufca jak najszybciej, nie później niż do 4. dnia następnego miesiąca. Aby rozliczyć zaliczkę trzeba wypełnić druk rozliczenia zaliczki. (druk rozliczenia zaliczki w Repozytorium Plików)
Jakie są zasady zbierania pieniędzy od harcerzy i ich rozliczania?
Zbiórka pieniędzy od harcerzy może się odbywać tylko i wyłącznie jako tak zwana „dodatkowa składka członkowska zadaniowa”, czyli nic innego jak dodatkowa wpłata/wpisowe na dany cel, np. na biwak. Wszędzie w komunikacji do rodziców, na stronie internetowej, na FB, na kartkach z informacjami rozdawanymi na zbiórce można używać tylko i wyłącznie sformułowania „dodatkowa składka członkowska zadaniowa”, gdyż służy realizacji celów statutowych i jest zwolniona od podatku.
Każdą wpłatę DSCZ od harcerza należy zapisać w dokumencie (na kartce lub elektronicznie) tak, aby jasno można było się dowiedzieć, kto, kiedy i ile wpłacił.
Zebraną sumę pieniędzy należy wpłacić na konto hufca.
W celu zrobienia zakupów należy pobrać zaliczkę, czyli postąpić dokładnie jak w przypadku wydawania środków ze „skarbonki jednostki”.
Jak zgłosić organizację biwaku Twojej gromady/drużyny?
Biwakiem nazywamy każdą formę harcerską, która jest z nocowaniem. Biwak zgłaszamy komendzie hufca w dwóch częściach za pomocą formularza elektronicznego. Patrz: Meldunki, biwaki
Jak zameldować o wyjściu z gromadą/drużyną poza miejsce zbiórki?
Każde zajęcia gromady/drużyny w innym miejscu niż szkoła/klub, w którym odbywają się zbiórki regularnie wymagają zameldowania komendzie hufca po to, aby komenda miała wiedzę, gdzie znajduje się gromada/drużyna i mogła odpowiedzieć na pytania rodziców zuchów/harcerzy.
Meldunki przesyłamy na 7 dni przed wydarzeniem za pomocą formularza elektronicznego (patrz: Meldunki, biwaki)
Jeśli wyjście gromady/drużyny wypada na krócej niż 7 dni należy wysłać SMSa do komendanta hufca z informacją o zbiórce poza miejscem zbiórek.
Co zrobić, aby zamknąć okres próbny gromady/drużyny?
Wysłać meldunek o zamknięciu okresu próbnego. (wzór w Repozytorium Plików)
Jakie dokumenty musisz podpisać jako drużynowy/drużynowa?
- Deklarację drużynowego (wzór w Repozytorium Plików)
- Porozumienie wolontariackie (wzór w Repozytorium Plików)
- Opis funkcji (wzór w Repozytorium Plików)
- Dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych i przepisów RODO.
Jakie dokumenty musi podpisać rodzic Twoich zuchów/harcerzy?
Rodzic musi wyrazić zgodę na przynależność do ZHP w stosunku do osób poniżej 16 roku życia. W tym celu musi podpisać „Zgodę na przynależność do ZHP”. (wzór zgody w Repozytorium Plików)
Jakie dokumenty musi podpisać sam harcerz poniżej 16 roku życia a jakie harcerz powyżej 16 roku życia?
Członek ZHP młodszy niż 16 lat musi podpisać część „Zgody na przynależność do ZHP” dotycząca przetwarzania danych osobowych.
Członek ZHP powyżej 16 roku życia musi podpisać deklarację członkowską.
Właściwe wzory znajdują się w Repozytorium Plików
Co zrobić, aby rozwiązać gromadę/drużynę?
Koniecznie umówić się na rozmowę z komendantem hufca.
Co zrobić, aby zmienić drużynowego?
Drużynowego może zmienić jedynie komendant hufca w swoim rozkazie. Oczywiście w drużynach robi to na wniosek rady właściwej drużyny, a w gromadach zuchowych na wniosek zainteresowanych tematem. Formalnie po ustaleniach z komendantem hufca należy wysłać meldunek. Opis meldunku znajduje się w Repozytorium Plików.
Jak zmienić nazwę gromady/drużyny?
Zmiana nazwy jednostki to bardzo istotne wydarzenie. Nazwę zmienia komendant hufca w swoim rozkazie. Wniosek składa drużynowy jako decyzję rady drużyny. W przypadku gromad zuchowych sam drużynowy. Wniosek o zmianę nazwy składa się w formie meldunku wg opisu w Repozytorium Plików.
Jak rozpocząć kampanię bohater i zdobywanie imienia gromady drużyny?
Należy podjąć taką decyzję z radą drużyny. Zaplanować kampanię, wszystkie wydarzenia i zadania. Złożyć meldunek wg wskazówek w Repozytorium Plików.
Co zrobić, aby złożyć oficjalne pismo do szkoły lub innej instytucji/organizacji lub uzyskać jakieś zaświadczenie?
Wszystkie pisma i zaświadczenia mogą zostać napisane tylko i wyłącznie przez komendę hufca. Pisma są numerowane i ewidencjonowane.
Chcąc złożyć pismo w dowolnej organizacji, instytucji do osoby prywatnej należy skontaktować się z komendantem, który wystawi odpowiedni dokument.
Co zrobić, aby skorzystać z pomieszczeń hufcowych i sprzętu hufca
Najważniejsze to skontaktować się z Komendantką Hufca.
Ustalić szczegóły, sprawdźcie, czy nikt już nie korzysta z naszego sprzętu/pomieszczeń i porozmawiajcie o zasadach użytkowania.
Co zrobić, aby otrzymać dofinansowanie dla mnie i mojej gromady/drużyny?
Należy skontaktować się z komendantką lub skarbnikiem hufca, przedstawić swoją prośbę wraz z uzasadnieniem. Forma kontaktu dowolna.
Co zrobić, aby skorzystać z samochodu hufca?
Najważniejsze to skontaktować się z Komendantką Hufca
– e-mail: agnieszka.gruber@zhp.net.pl; tel.: 602-726-723. i ustalić szczegóły.
Jak pozyskać książeczki harcerskie, legitymacje zucha, znaczki zucha i krzyże harcerskie?
Należy przyjść do siedziby hufca podczas dyżuru i pobrać co jest potrzebne. Warto wcześniej upewnić się, że w hufcu jest odpowiednia ilość danych elementów.
Co zrobić, aby móc korzystać z oficjalnego maila w domenie zhp.net.pl?
Należy skontaktować się w tej sprawie z komendantką hufca.
Co zrobić w sytuacjach kryzysowych?
Zawsze kontaktować się z komendantką hufca.
Jaką dokumentację jednostki musisz posiadać?
Taką, która wynika z opisu funkcji drużynowego.